Часы тянутся, списки задач растут, и вы уже подумываете о том, чтобы завести на работе отдельную зубную щетку и тапочки. Вы пользуетесь дорогим ежедневником, устанавливаете на смартфон новейшие приложения для самоорганизации, но к концу дня все равно оказываетесь завалены делами. Что идет не так?
«Есть несколько причин того, почему нам не удается удержать свой рабочий день в рамках положенных восьми часов, — говорит консультант по продуктивности Джулия Моргенстерн, автор бестселлера «Тайм-менеджмент. Искусство планирования и управления своим временем и своей жизнью». — Компании стараются экономить на сотрудниках, насколько это возможно. Наши роли постоянно меняются, меняется мир вокруг нас, и мы больше не можем делать что-то «как заведено». Слишком много задач, но много и отвлекающих факторов — мир технологий как будто разрывает нас на части».
Это значит, что с завтрашнего утра всем нам нужно стать роботами или как минимум гениями оптимизации? Вряд ли. Но, независимо от вашей должности, профессии и статуса, вы можете научиться сознательно распоряжаться своим временем, чтобы работать эффективно и не жертвовать своим личным временем.
ВЫЯСНИТЕ, НА ЧТО УХОДИТ ВРЕМЯ
Может быть, вы постоянно пытаетесь закончить одно дело, но просто не можете удержаться от того, чтобы время от времени не проверять почту. Или ваш начальник постоянно ходит кругами по офису, раздавая новые указания, когда вы пытаетесь успеть то, над чем уже трудитесь. Как бы ни было, если вы делаете слишком много вещей за раз, качество вашей работы снижается, а ваш рабочий день растягивается. Лучший способ оптимизировать свое время — это понять, на что оно уходит на самом деле (а не как вам кажется).
Джулия Моргенстерн советует завести дневник и отмечать в нем, с одной стороны, все ваши обязанности и рабочие задачи, а с другой — время, которое вы уделяете каждой из них. Чтобы сделать картину еще более наглядной, Моргенстерн советует не включать в список все, что связано с общением — переписку по электронной почте, прослушивание голосовых сообщений, летучки и планерки. «Ваша продуктивность очевидна только тогда, когда вы занимаетесь именно тем, для чего вас брали на работу», — объясняет она.
ВЫЧЕРКНИТЕ ВСЕ, КРОМЕ ГЛАВНОГО
Одна из самых больших ошибок, которые совершают люди, решившие улучшить навыки самоорганизации, — включать все свои дела в один глобальный список. Связаться с потенциальным клиентом, забронировать переговорную, наклеить стикеры на папки… По-настоящему важные дела оказываются погребены в этой «братской могиле», и руки до них уже не доходят. Кроме того, это заманчивая возможность для прокрастинации: «Сначала рассортирую документы по ящикам стола, а потом уже примусь за отчет».
Важно понять, что на самом деле нужно занести в список — от трех до пяти самых важных задач, — а все прочее выкинуть. «Вряд ли вам одинаково необходимо сделать все, что вы с таким трудом уместили на странице ежедневника, — говорит Лора Вандеркам, автор бестселлера «Книга о потерянном времени. У вас больше возможностей, чем вы думаете». — Помните о том, что иметь солидный список дел — еще не значит справиться с ним».
И еще — забудьте о новом суперприложении, которое поможет вам составлять идеальные списки и аккуратно выполнять все, что в них указано. Моргенстерн и Вандеркам в один голос утверждают: если вам нужно сосредоточиться, самый лучший инструмент — бумага. «Для многих людей, даже для технических «гиков», бумажный список — даже если его напечатали на принтере — работает лучше всего, — говорит Моргенстерн. — Мы можем сверяться с ним, не боясь опять подпасть под гипноз экрана».
БУДИЛЬНИК — НЕ ТОЛЬКО ДЛЯ ТОГО, ЧТОБЫ НЕ ПРОСПАТЬ С УТРА
Самые простые и испытанные приемы часто оказываются более действенными, чем хитроумные программы. Обычный будильник, который есть в любом телефоне, может стать удобным средством самоконтроля. «Если что-то будет постоянно напоминать вам о времени, вам будет проще преодолеть свои слабости — от привычки легко отвлекаться до застревания на задаче, когда вы не знаете, где поставить точку». «Если вы склонны к перфекционизму, скажите себе: «Я буду заниматься этим полтора часа, не больше». Установите будильник или таймер, и он будет подстегивать вас, — говорит Моргенстерн. — Или так: «Эти два часа я буду работать, и только потом проверю почту».
ПОРА РАССТАТЬСЯ С ЭЛЕКТРОННОЙ ПОЧТОЙ?
Самые отравляющие и бесплодные отношения в нашей жизни — это отношения с почтой, мессенджерами и уведомлениями. Они требуют постоянного внимания к себе. Они пытаются достучаться до вас через каждое устройство, будь то телефон, ноутбук или планшет. Они буквально сходят с ума от ревности, когда вы не хотите уделить им каждую секунду своей жизни.
«Электронная почта — источник бесконечного числа новых дел и отвлекающих занятий, — говорит Моргенстерн. Она советует не открывать почту в течение первого часа после пробуждения и в первый час после начала работы. — Это самый распространенный в мире инструмент прокрастинации. Но вы можете его контролировать. Просто отключите напоминания. Вы сможете обойтись без задержек, только если сразу включитесь в работу».
ПЛАНИРУЙТЕ ДЕЛА НА ТРИ ДНЯ ВПЕРЕД
Не рассчитывайте на то, что у вас будет время составить план на день, когда он уже начался и вас уже подгоняют неотложные дела. Лучше выберите время вечером, чтобы в спокойной обстановке решить, что вы будете делать завтра и следующие два дня. Так вы будете лучше ориентироваться в объеме работы и сможете гибко регулировать свою нагрузку.
«Когда у вас есть четкая перспектива на ближайшие несколько дней, вы всегда готовы к неожиданностям, — объясняет Моргенстерн. — Скажем, вам будет проще решить, готовы ли вы подменить кого-то, если вы точно знаете, насколько загружены в ближайшее время».
НАУЧИТЕСЬ ОТКЛАДЫВАТЬ
Что делать, если вам обязательно нужно уйти с работы в определенное время, но во второй половине дня на вас вдруг свалилось много работы? Вместо того, чтобы тут же в панике отменять назначенные встречи, оцените ситуацию. Прежде всего ответьте себе, насколько критично, чтобы вы выполнили эту работу именно сейчас. Затем решите, сможете ли вы реально выполнить ее целиком. Если нет — разделите ее на части и сделайте то, что сможете.
Вандеркам советует представить себе ситуацию: «Если здание, где я работаю, будет обесточено ровно в 5 часов вечера, что я успею сделать за оставшееся время? А теперь сделайте это. Проблема многих трудоголиков в том, что они вообще не допускают корректировку своих планов (даже если она возможна) и в итоге засиживаются допоздна». Иногда приятно почувствовать себя «стахановцем», но это имеет смысл лишь тогда, когда это действительно необходимо. Рекорды ради рекордов — не лучшая идея.
